السجلات الكشفية
مقدمة :
السجلات في الإعراب جمع مؤنث سالم ومفردها سجل ويقصد بها بصفة عامة تسجيل أو تدوين كل ما يراد عمله في مناسبات معينه ثم الرجوع إليها عند الحاجة وقد تصبح هذه السجلات وثائق عملية يستفاد منها مع مرور الزمن كمرجع يقدم عند وقوع الحدث بالزمان والمكان .
من الخطأ ألا تكون لنا سجلات لتسجيل ما عملنا ومنجزاتنا ويمكن الرجوع إليها عند الحاجة وتكمل مسيرة العمل من حيث وقتنا لا نبدأ من الصفر .
ونظراً لأهمية السجلات فقد ورد ذكر سجل في العدد من الآيات نذكر منها قوله تعالى : ( يوم نطوي السماء كطي السجل للكتب كما بدأنا أول خلق نعيده وعداً علينا إنا كنا فاعلين ) صدق الله العظيم .
الأهداف من السجل :
1) تحفظ المعلومات الزمنية الواقعية.
2) يمكن مع مرور الزمن يستخدم منها كقواعد ثابتة وأنظمة.
3) يمكن أن تكون مرجعاً للعمليات التربوية مع التعديل والابتكار والتجديد.
4) عن طريقها يمكن توثيق المواقف التربوية التعليمية.
5) يمكن أن تكون مرجعاً إحصائياً.
6) يمكن عن طريقها كشف السلبيات في العملية التربوية مع تعديلها وتحويلها .إلى الأفضل.
7) السجلات تعتبر المرأة العاكسة التي تكشف مدى أنشطة الفرقة العقلية.
أنواع السجلات :
1- السجل العام للوحدة.
2- سجلات السداسيات أو الطلائع.
3- السجل الشخصي للكشاف أو الشبل...
4- سجل العهدة.
5- سجل المكتبة ( سـجل الإعارة + ســجل التردد ).
6- سجل الصادر.
7- سجل الوارد.
8- سجل المصروفات والمشتريات.
9- سجل موافقات أولياء الأمور.
10- سجل العتاد.
السجلات والتسجيل
إن للتدوين أهمية كبيرة لا تخفى على أحد ، ذلك ان الإنسان استخدمه منذ القدم ، وكانت القيد الذي حافظ به الإنسان على كثير من شؤون حياته الماضية التي لا يستطيع العقل القاصر بطبعه المحافظة عليها… وحينا أراد الله سبحانه وتعالى ان يضرب المثل بذلك حتى يبين للإنسان عمليا أهمية الكتابة وذلك للمحافظة على مبادئ وقيم الإنسان ومعتقادته التي يؤمن بها ، انزل سبحانه الوحي على الرسل عليهم السلام فمن أراد لرسالته ان تبقى طويلا أمر وارشد بكتابة الوحي حتى تتم المحافظة عليها ومن أراد لله سبحانه له غير ذلك لم تدون ولم تكتب هذه التوجيهات الربانية ، فظهر فيا التحريف والانحراف داخله سريع .
وهكذا يتبين لنا أهمية الكتابة ولا ابلغ من فعل قدوتنا ورسولنا صلى الله عليه وسلم بتكليف مجموعة من صحابته رضوان الله عليهم جميعا لتدوين الوحي كأمثال الصحابي الجليل ( زيد بن ثابت ) الصحابي الجليل ( أ بي بن كعب ) مع ان اله سبحانه تكفل بحفظ هذا الوحي بنفسه فقال ( انا نحن نزلنا الذكر وأن له لحافظون ). فبقيت هذه الرسالة خالدة قوية محكمة لا يدخله التحريف والنقص والزيادة حتى قيام الساعة
ولو نظرنا للكتابة من منظار آخر هو إنها تحفظ العلم بأنواعه فالعلم الذي بعقول العلماء إذا لم يحول إلى سطور مدونة ضاع وانتهى بموت صاحبه من علوم السابقين وآرائهم نتداولها اليوم وندارسها بفضل الله سبحانه وتعالى ثم بتدوينها ، وكم من الأعمال لم نعرفها عن أصحابها إلا بالتدوين حيث نقرأها بين أيدينا نصف هذه الأعمال وصفا دقيقا وقال الشاعر مصداقا لذلك :
العلم صيد والكتابة قيده قيد صيودك بالحبال الواثقة
والتسجيل هو التوثيق ونعني به توثيق البرامج والأنشطة التي قامت بها الفرقة ليكون المراه التي يرى من خلالها الآخرون أعمال الفرقة وأنشطتها ولا يكون هذا جيدا ومتكاملا إلا عند تسجيله وتوثيقه .
وفي النشاط الكشفي على وجه الخصوص تبرز أهمية التسجيل بشكل واضح لان النشاط الكشفي ميدانيا في اغلبه ، وقد ينتهي الجهد بانتهاء العمل فيه مثل المخيمات ، الرحلات ، الاجتماعات التدريبية وبدون التسجيل والتوثيق لهذه ألا نشطه لن يعرف الغير مقدار الجهد الذي بذل والأعداد الذي وجد لهذا النشاط او ذاك .
السجلات والنشاط الكشفي :
من الخطاء ألا تكون لنا سجلات او تكون لنا سجلات مهلة او مهلة او تهمل السجلات القديمه وان كل ما نبغيه ان تكون سجلاتنا بسيطة جميله يراعى فيها الدقة والنظام بحيث تدل الإحصائيات على مستوى كل فرد في الفرقه كما انه يجب ان تكون المحاضر دليلا واضحا على الأعمال وتكون التقارير صورة حية للنشاط .
أهمية السجلات للفرقة الكشفية :
1 ـ أنها تنظيمها ضروريا لعمليات ونشاط الفرقه فهي توضح بالسجلات ما أنجز وما سوف نقوم به.
2 ـ السجلات توضح الطريق لمن سيخلف في النشاط بعدنا بحيث يبدؤون من حيث انتهينا بما يكفل للفرقه النمو والازدهار.
3 ـ وهي وسيلة لتركيز عادتي النظام والدقه للقائد والأفراد أيضا.
4 ـ هي مهمة في حياة الأفراد والجماعات ففي حركة الكشف قد يصبح الفرد بعد فترة قائد للفرقة وسيفخر بسجلاته كلما وقع نظره عليها.
السجلات الخاصة بالفرقة الكشفية :
قد يكون للفرقة الكشفية عدة سجلات متنوعة ويمكن وضعها في سجل عام موحد أيضا فهناك سجلات للقائد وسجلات للسكرتير وسجلات لامين الصندوق وامين العهدة وكذلك يجب ان يكون هناك ملفات لحفظ الأوراق وخلافه . ويمكن ان تقسم السجلات الى قسمين ( الملفات ـ السجلات )
أولا : الملفات
1 ـ ملف الصادر:
وفيه صورة لكل ما يكتبه القائد والعريف الأول من خطابات او رسائل الى افراد او هيئات خارج الفرقه او اولياء الامور .
2 ـ ملف الوارد :
وفيه كل ما يرد للفرقه من خطابات وتعاميم وتوجيهات .
3 ـ ملف للنشاط العام :
ويوضع فيهالاوراق التي استخدمت للتخطيط لمعسكر او رحلاتهم ومعسكر اتهم وكذلك المسابقات الرياضية والكشفيه .
4 ـ ملف للصور :
او البوم تجمع فيه كل الصور عن المناسبات الكشفية للفرقه وفي كل هذا تمتد يد كل متخصص في الفرقه الأعداد هذه الملفات فيزدودها ( المصور ) بلقطات عن المعسكرات الكشفية (والرسام ) باللوحات المرسومه عن ألا نشطه ( ورسام الخرائط ) بطرق ومواقع المخيم وبهذا يعتز كل فرد بهذه الملفات لانه اشترك فيها بنفسه وبفخر كل فرد بها لأنها تحوي تراث الفرقه والطلائع والأفراد .
أما الملفات الأخرى فهي كالتالي :
1- ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للإنظمام للفرقة الكشفية.
2- ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للاشتراك في المعسكرات.
3- ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للاشتراك في الرحلات
4- ملف النشرات التي تصدرها الفرقة.
ملف صور للأوراق والمطبوعات الخاصة بالفرقة ، والمتفرقات.
ثانيا : السجلات الدفترية :
1 ـ سجل النشاط الكشفي : ( وهو عادة يصرف من الإدارة التعليمية ويوجد نموذج له ) ويحتوي هذا السجل على :
ـ بيانات ومعلومات عن الفرقه وأفرادها
ـ الخطة الزمنية ( أهدافها ـ وسائل تحقيقها ـ وتوزيعها على الفصلين الدراسيين )
ـ الأعمال التي تم تنفيذها ولم تدرج في الخطة والتقويم الأسبوعي للطلائع.
ـ اجتماعات الفرقة التنظيمية ـ والتدريبه.
ـ سجل تقدم أفراد الفرقه.
ـ برنامج قبول في المرحلة والمنهج.
ـ بيانات عن الأفراد مفصله.
ـ زيارات للفرقه ولوحه الشرف وخطابات مدير المدرسة وسيتم دراسة هذا السجل بالتفصيل في الدراسة.
2 - سجلات التقدم لأفراد الفرقه :
وهذه سجلات لكل فرد ينتمي للفرقه يسلم له عند انضمامه للفرقه ويستمر معه هذا السجل حتى انتقاله الى فرقه أخرى في مرحلة أخرى وفيه تسجيل دقيق عن الفرد منذ التحاقه بالفرقة في مرحلة معينه من حيث الترقي داخل المراتب او الحصول على شارات الهوايات او الخدمات العامة وهذا السجل يحتوي منهج المرحلة كاملا يختار منه الفرد مايرى انه يستطيع اجتيازه ويتقدم للقائد لأجراء اختبار الخاص به عند ما يعلن القائد عن ذلك وبذلك يستطيع الفتى اجتياز ما يريد من الكل ويستطيع تحديد قدراته بنفسه .
3 ـ سجل الطليعة :
وهذا السجل يعده عريف كل طليعة او سداسي على حدة دون تدخل من القائد ألا اشرافا وتوجيها وفيه تسجل الطليعة اجتماعاتها وبرامجها وأنشطتها الخاصة وكذلك يخصص فيه جزء لتسجيل المراكز التي حصلت عليها في المسابقات والمنافسات داخل الفرقه والأفراد الذين حققوا نتائج جيدة خلال ( العام الدراسي ) في أنشطة الفرقة ومخيماتها .
4 ـ سجل مواعيد الأنشطة وتوزيعها :
وهذا السجل بالرغم من انه بسيط إلا انه مهم جدا للقائد الكشفي فهو ورقه واحده تحتوي كل الأنشطة طوال فترة النشاط خلال العام وذلك لان انشغال القائد الكشفي وهو معلم أساسا بالتدريس قد ينسبه موعدا لمعسكر او اجتماع او دورة موجود هذا السجل مهم جدا للقائد الكشفي لسهولة الاطلاع عليه والتسجيل فيه .
ويمكن لقائد الفرقة إضافة السجلات التي يراها ضرورية لفرقته والتي يستطيع من خلالها ان يبرز فرقته بصورة جيدة ومشرفة أيضا ومن هذه السجلات :-
1ـ سجلات العهدة :
يدون في حقوله محتويات النادي والفرقة بالمدرسة من العهد بأنواعها المستديمة الثابتة وكذلك الغير مستديمة ( المستهلكة ) بطريقة منظمة تستوفي كل المعلومات عن العهد حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة .
2ـ سجلات الرحلات :
يدون في هذا السجل ما تقوم به الفرقة من رحلات على شكل تقارير شاملة لعدد من المعلومات المهمة عن الرحلة مثلا ( المكان ، الموعد ، العدد، القادة ، البرنامج ، الأهداف، مرئيات القائد عن الرحلة… الخ
3ـ سجل المعسكرات :
هو سجل يشبه في محتوياته سجل الرحلات حيث يدون فيه معلومات متكاملة عن المعسكرات التي قامت بها الفرقة ( نوع المعسكر ، العدد المشارك ، المكان ، الموعد ، قائد المعسكر ، برنامج المعسكر ، ملاحظات القائد عن المعسكر... الخ
4ـ سجلات الميزانية والمصاريف :
سجل مالي يدون فيه الحالة المالية للفرقة كالميزانية وبنود صرفها منها وجهة صرفه… الخ
5ـ سجل الخدمات :وهذا السجل ينقسم على قسمين :
أ ـ الخدمة العامة :
وهي التي تقوم بها الكشافة على مستوى البلد من مشاركة في أسابيع التوعية العامة كالمرور والشجر والنظافة وغيرها . وكذلك المشاريع الأخرى التي تقوم بها الفرقة كالاهتمام مثلا بحديقة من حدائق البلد أو طلاء شارع من الشوارع او المشاركة في مشاريع أخري مع جهات أخرى تدون هذه المشاركات ، ولا يكتب في السجل معلومات وافيه عنها مثلا ( العدد المشارك ، نوع الخدمة ، مكانها ، ميزانيتها ، موعدها… الخ )
ب - الخدمة الخاصة :
وهي ما يقوم به أفراد الفرقة على مستوى فرقتهم كالخدمة داخل المدرسة أو تنظيف النادي وخدمة خاصة بالطليعة أو حتى بفرد معين من الفرقة يسجل في السجل معلومات هذه الخدمة (موعدها ، مكانها ،العدد المشارك ،ميزانيتها ،ماتم منها ، ملاحظات القائد عليها ……. الخ ) .
6ـ حفلات السمر :
يدون في هذا السجل كل معلومة حول حفلات السمر التي تقيمها الفرقة أو إحدى الطلائع مثلا (المناسبة ، المشاركون فيه ، الوقت ، المكان ، ضيوفه ، فقراته …….الخ
7ـ سجل الحالات الفردية للأفراد :
وهذا السجل مهم جدا حيث يدون فيه معلومات عن كل فرد من أفرادا لفرقة ويدون عنه معلومات مثل ( السن ، المرحلة ، المرتبة الكشفي ، المدرسة ، الفرقة ، وحتى الأمور الخاصة تدون فيه كالحالة الصحية ، الاجتماعية ، المستوى الدراسي ….الخ
وهذا السجل مهم وجوده في الفرقة ليسهل التعامل مع الأفراد عند معرفة حالتهم والحالات الفردية منهم ، وكذلك تدون فيه معلومات حول تقدم الأفراد في الفرقة وحصولهم على الشارات وغيرها.
8- سجلات اجتماعات ( السداسيات ، الطلائع )
يدون في هذا السجل تقرير مفصل عن الاجتماعات على مستوى الفرقة أو الطلائع / فمثلاً يسجل فيه الموعد ، عدد المشاركين ، برنامج الاجتماع ، الأهداف التي تحققت من الاجتماع ، مميزات الاجتماع …….. الخ )
9- سجل مجلس الشرف :
سجل خاص باجتماعات مجلس الشرف للفرقة المكون من القائد والعريف الاول وعرفاء الطلائع ، يدون فيه تقرير مفصل عن اجتماعاتهم ، موعده ، مكانه ، المشاركون فيه ، جدول أعمال الاجتماع البرنامج الزمني ، توصيات الاجتماع... الخ )
10- النشاط العام :
وهو ملخص للنشاطات بشكل عام تدون فيه تقارير مختصرة عن النشاطات ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة . هذه بعض السجلات التي تحتاجها الفرقة ، حتى تتمكن من تنظيم عملها وتوثيقه .
هذا تصور عام عن السجلات الكشفية إلا ان هناك سلبيات كثيرة من جراء كثرة السجلات الكشفية فجاء الاتجاه للاختصار منها والتقليل من عددها فوجد سجل شامل للفرقة الكشفية يشمل كل الأنشطة التي تمارسها الفرقة وكافة المعلومات للفرقة .
مقدمة :
السجلات في الإعراب جمع مؤنث سالم ومفردها سجل ويقصد بها بصفة عامة تسجيل أو تدوين كل ما يراد عمله في مناسبات معينه ثم الرجوع إليها عند الحاجة وقد تصبح هذه السجلات وثائق عملية يستفاد منها مع مرور الزمن كمرجع يقدم عند وقوع الحدث بالزمان والمكان .
من الخطأ ألا تكون لنا سجلات لتسجيل ما عملنا ومنجزاتنا ويمكن الرجوع إليها عند الحاجة وتكمل مسيرة العمل من حيث وقتنا لا نبدأ من الصفر .
ونظراً لأهمية السجلات فقد ورد ذكر سجل في العدد من الآيات نذكر منها قوله تعالى : ( يوم نطوي السماء كطي السجل للكتب كما بدأنا أول خلق نعيده وعداً علينا إنا كنا فاعلين ) صدق الله العظيم .
الأهداف من السجل :
1) تحفظ المعلومات الزمنية الواقعية.
2) يمكن مع مرور الزمن يستخدم منها كقواعد ثابتة وأنظمة.
3) يمكن أن تكون مرجعاً للعمليات التربوية مع التعديل والابتكار والتجديد.
4) عن طريقها يمكن توثيق المواقف التربوية التعليمية.
5) يمكن أن تكون مرجعاً إحصائياً.
6) يمكن عن طريقها كشف السلبيات في العملية التربوية مع تعديلها وتحويلها .إلى الأفضل.
7) السجلات تعتبر المرأة العاكسة التي تكشف مدى أنشطة الفرقة العقلية.
أنواع السجلات :
1- السجل العام للوحدة.
2- سجلات السداسيات أو الطلائع.
3- السجل الشخصي للكشاف أو الشبل...
4- سجل العهدة.
5- سجل المكتبة ( سـجل الإعارة + ســجل التردد ).
6- سجل الصادر.
7- سجل الوارد.
8- سجل المصروفات والمشتريات.
9- سجل موافقات أولياء الأمور.
10- سجل العتاد.
السجلات والتسجيل
إن للتدوين أهمية كبيرة لا تخفى على أحد ، ذلك ان الإنسان استخدمه منذ القدم ، وكانت القيد الذي حافظ به الإنسان على كثير من شؤون حياته الماضية التي لا يستطيع العقل القاصر بطبعه المحافظة عليها… وحينا أراد الله سبحانه وتعالى ان يضرب المثل بذلك حتى يبين للإنسان عمليا أهمية الكتابة وذلك للمحافظة على مبادئ وقيم الإنسان ومعتقادته التي يؤمن بها ، انزل سبحانه الوحي على الرسل عليهم السلام فمن أراد لرسالته ان تبقى طويلا أمر وارشد بكتابة الوحي حتى تتم المحافظة عليها ومن أراد لله سبحانه له غير ذلك لم تدون ولم تكتب هذه التوجيهات الربانية ، فظهر فيا التحريف والانحراف داخله سريع .
وهكذا يتبين لنا أهمية الكتابة ولا ابلغ من فعل قدوتنا ورسولنا صلى الله عليه وسلم بتكليف مجموعة من صحابته رضوان الله عليهم جميعا لتدوين الوحي كأمثال الصحابي الجليل ( زيد بن ثابت ) الصحابي الجليل ( أ بي بن كعب ) مع ان اله سبحانه تكفل بحفظ هذا الوحي بنفسه فقال ( انا نحن نزلنا الذكر وأن له لحافظون ). فبقيت هذه الرسالة خالدة قوية محكمة لا يدخله التحريف والنقص والزيادة حتى قيام الساعة
ولو نظرنا للكتابة من منظار آخر هو إنها تحفظ العلم بأنواعه فالعلم الذي بعقول العلماء إذا لم يحول إلى سطور مدونة ضاع وانتهى بموت صاحبه من علوم السابقين وآرائهم نتداولها اليوم وندارسها بفضل الله سبحانه وتعالى ثم بتدوينها ، وكم من الأعمال لم نعرفها عن أصحابها إلا بالتدوين حيث نقرأها بين أيدينا نصف هذه الأعمال وصفا دقيقا وقال الشاعر مصداقا لذلك :
العلم صيد والكتابة قيده قيد صيودك بالحبال الواثقة
والتسجيل هو التوثيق ونعني به توثيق البرامج والأنشطة التي قامت بها الفرقة ليكون المراه التي يرى من خلالها الآخرون أعمال الفرقة وأنشطتها ولا يكون هذا جيدا ومتكاملا إلا عند تسجيله وتوثيقه .
وفي النشاط الكشفي على وجه الخصوص تبرز أهمية التسجيل بشكل واضح لان النشاط الكشفي ميدانيا في اغلبه ، وقد ينتهي الجهد بانتهاء العمل فيه مثل المخيمات ، الرحلات ، الاجتماعات التدريبية وبدون التسجيل والتوثيق لهذه ألا نشطه لن يعرف الغير مقدار الجهد الذي بذل والأعداد الذي وجد لهذا النشاط او ذاك .
السجلات والنشاط الكشفي :
من الخطاء ألا تكون لنا سجلات او تكون لنا سجلات مهلة او مهلة او تهمل السجلات القديمه وان كل ما نبغيه ان تكون سجلاتنا بسيطة جميله يراعى فيها الدقة والنظام بحيث تدل الإحصائيات على مستوى كل فرد في الفرقه كما انه يجب ان تكون المحاضر دليلا واضحا على الأعمال وتكون التقارير صورة حية للنشاط .
أهمية السجلات للفرقة الكشفية :
1 ـ أنها تنظيمها ضروريا لعمليات ونشاط الفرقه فهي توضح بالسجلات ما أنجز وما سوف نقوم به.
2 ـ السجلات توضح الطريق لمن سيخلف في النشاط بعدنا بحيث يبدؤون من حيث انتهينا بما يكفل للفرقه النمو والازدهار.
3 ـ وهي وسيلة لتركيز عادتي النظام والدقه للقائد والأفراد أيضا.
4 ـ هي مهمة في حياة الأفراد والجماعات ففي حركة الكشف قد يصبح الفرد بعد فترة قائد للفرقة وسيفخر بسجلاته كلما وقع نظره عليها.
السجلات الخاصة بالفرقة الكشفية :
قد يكون للفرقة الكشفية عدة سجلات متنوعة ويمكن وضعها في سجل عام موحد أيضا فهناك سجلات للقائد وسجلات للسكرتير وسجلات لامين الصندوق وامين العهدة وكذلك يجب ان يكون هناك ملفات لحفظ الأوراق وخلافه . ويمكن ان تقسم السجلات الى قسمين ( الملفات ـ السجلات )
أولا : الملفات
1 ـ ملف الصادر:
وفيه صورة لكل ما يكتبه القائد والعريف الأول من خطابات او رسائل الى افراد او هيئات خارج الفرقه او اولياء الامور .
2 ـ ملف الوارد :
وفيه كل ما يرد للفرقه من خطابات وتعاميم وتوجيهات .
3 ـ ملف للنشاط العام :
ويوضع فيهالاوراق التي استخدمت للتخطيط لمعسكر او رحلاتهم ومعسكر اتهم وكذلك المسابقات الرياضية والكشفيه .
4 ـ ملف للصور :
او البوم تجمع فيه كل الصور عن المناسبات الكشفية للفرقه وفي كل هذا تمتد يد كل متخصص في الفرقه الأعداد هذه الملفات فيزدودها ( المصور ) بلقطات عن المعسكرات الكشفية (والرسام ) باللوحات المرسومه عن ألا نشطه ( ورسام الخرائط ) بطرق ومواقع المخيم وبهذا يعتز كل فرد بهذه الملفات لانه اشترك فيها بنفسه وبفخر كل فرد بها لأنها تحوي تراث الفرقه والطلائع والأفراد .
أما الملفات الأخرى فهي كالتالي :
1- ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للإنظمام للفرقة الكشفية.
2- ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للاشتراك في المعسكرات.
3- ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للاشتراك في الرحلات
4- ملف النشرات التي تصدرها الفرقة.
ملف صور للأوراق والمطبوعات الخاصة بالفرقة ، والمتفرقات.
ثانيا : السجلات الدفترية :
1 ـ سجل النشاط الكشفي : ( وهو عادة يصرف من الإدارة التعليمية ويوجد نموذج له ) ويحتوي هذا السجل على :
ـ بيانات ومعلومات عن الفرقه وأفرادها
ـ الخطة الزمنية ( أهدافها ـ وسائل تحقيقها ـ وتوزيعها على الفصلين الدراسيين )
ـ الأعمال التي تم تنفيذها ولم تدرج في الخطة والتقويم الأسبوعي للطلائع.
ـ اجتماعات الفرقة التنظيمية ـ والتدريبه.
ـ سجل تقدم أفراد الفرقه.
ـ برنامج قبول في المرحلة والمنهج.
ـ بيانات عن الأفراد مفصله.
ـ زيارات للفرقه ولوحه الشرف وخطابات مدير المدرسة وسيتم دراسة هذا السجل بالتفصيل في الدراسة.
2 - سجلات التقدم لأفراد الفرقه :
وهذه سجلات لكل فرد ينتمي للفرقه يسلم له عند انضمامه للفرقه ويستمر معه هذا السجل حتى انتقاله الى فرقه أخرى في مرحلة أخرى وفيه تسجيل دقيق عن الفرد منذ التحاقه بالفرقة في مرحلة معينه من حيث الترقي داخل المراتب او الحصول على شارات الهوايات او الخدمات العامة وهذا السجل يحتوي منهج المرحلة كاملا يختار منه الفرد مايرى انه يستطيع اجتيازه ويتقدم للقائد لأجراء اختبار الخاص به عند ما يعلن القائد عن ذلك وبذلك يستطيع الفتى اجتياز ما يريد من الكل ويستطيع تحديد قدراته بنفسه .
3 ـ سجل الطليعة :
وهذا السجل يعده عريف كل طليعة او سداسي على حدة دون تدخل من القائد ألا اشرافا وتوجيها وفيه تسجل الطليعة اجتماعاتها وبرامجها وأنشطتها الخاصة وكذلك يخصص فيه جزء لتسجيل المراكز التي حصلت عليها في المسابقات والمنافسات داخل الفرقه والأفراد الذين حققوا نتائج جيدة خلال ( العام الدراسي ) في أنشطة الفرقة ومخيماتها .
4 ـ سجل مواعيد الأنشطة وتوزيعها :
وهذا السجل بالرغم من انه بسيط إلا انه مهم جدا للقائد الكشفي فهو ورقه واحده تحتوي كل الأنشطة طوال فترة النشاط خلال العام وذلك لان انشغال القائد الكشفي وهو معلم أساسا بالتدريس قد ينسبه موعدا لمعسكر او اجتماع او دورة موجود هذا السجل مهم جدا للقائد الكشفي لسهولة الاطلاع عليه والتسجيل فيه .
ويمكن لقائد الفرقة إضافة السجلات التي يراها ضرورية لفرقته والتي يستطيع من خلالها ان يبرز فرقته بصورة جيدة ومشرفة أيضا ومن هذه السجلات :-
1ـ سجلات العهدة :
يدون في حقوله محتويات النادي والفرقة بالمدرسة من العهد بأنواعها المستديمة الثابتة وكذلك الغير مستديمة ( المستهلكة ) بطريقة منظمة تستوفي كل المعلومات عن العهد حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة .
2ـ سجلات الرحلات :
يدون في هذا السجل ما تقوم به الفرقة من رحلات على شكل تقارير شاملة لعدد من المعلومات المهمة عن الرحلة مثلا ( المكان ، الموعد ، العدد، القادة ، البرنامج ، الأهداف، مرئيات القائد عن الرحلة… الخ
3ـ سجل المعسكرات :
هو سجل يشبه في محتوياته سجل الرحلات حيث يدون فيه معلومات متكاملة عن المعسكرات التي قامت بها الفرقة ( نوع المعسكر ، العدد المشارك ، المكان ، الموعد ، قائد المعسكر ، برنامج المعسكر ، ملاحظات القائد عن المعسكر... الخ
4ـ سجلات الميزانية والمصاريف :
سجل مالي يدون فيه الحالة المالية للفرقة كالميزانية وبنود صرفها منها وجهة صرفه… الخ
5ـ سجل الخدمات :وهذا السجل ينقسم على قسمين :
أ ـ الخدمة العامة :
وهي التي تقوم بها الكشافة على مستوى البلد من مشاركة في أسابيع التوعية العامة كالمرور والشجر والنظافة وغيرها . وكذلك المشاريع الأخرى التي تقوم بها الفرقة كالاهتمام مثلا بحديقة من حدائق البلد أو طلاء شارع من الشوارع او المشاركة في مشاريع أخري مع جهات أخرى تدون هذه المشاركات ، ولا يكتب في السجل معلومات وافيه عنها مثلا ( العدد المشارك ، نوع الخدمة ، مكانها ، ميزانيتها ، موعدها… الخ )
ب - الخدمة الخاصة :
وهي ما يقوم به أفراد الفرقة على مستوى فرقتهم كالخدمة داخل المدرسة أو تنظيف النادي وخدمة خاصة بالطليعة أو حتى بفرد معين من الفرقة يسجل في السجل معلومات هذه الخدمة (موعدها ، مكانها ،العدد المشارك ،ميزانيتها ،ماتم منها ، ملاحظات القائد عليها ……. الخ ) .
6ـ حفلات السمر :
يدون في هذا السجل كل معلومة حول حفلات السمر التي تقيمها الفرقة أو إحدى الطلائع مثلا (المناسبة ، المشاركون فيه ، الوقت ، المكان ، ضيوفه ، فقراته …….الخ
7ـ سجل الحالات الفردية للأفراد :
وهذا السجل مهم جدا حيث يدون فيه معلومات عن كل فرد من أفرادا لفرقة ويدون عنه معلومات مثل ( السن ، المرحلة ، المرتبة الكشفي ، المدرسة ، الفرقة ، وحتى الأمور الخاصة تدون فيه كالحالة الصحية ، الاجتماعية ، المستوى الدراسي ….الخ
وهذا السجل مهم وجوده في الفرقة ليسهل التعامل مع الأفراد عند معرفة حالتهم والحالات الفردية منهم ، وكذلك تدون فيه معلومات حول تقدم الأفراد في الفرقة وحصولهم على الشارات وغيرها.
8- سجلات اجتماعات ( السداسيات ، الطلائع )
يدون في هذا السجل تقرير مفصل عن الاجتماعات على مستوى الفرقة أو الطلائع / فمثلاً يسجل فيه الموعد ، عدد المشاركين ، برنامج الاجتماع ، الأهداف التي تحققت من الاجتماع ، مميزات الاجتماع …….. الخ )
9- سجل مجلس الشرف :
سجل خاص باجتماعات مجلس الشرف للفرقة المكون من القائد والعريف الاول وعرفاء الطلائع ، يدون فيه تقرير مفصل عن اجتماعاتهم ، موعده ، مكانه ، المشاركون فيه ، جدول أعمال الاجتماع البرنامج الزمني ، توصيات الاجتماع... الخ )
10- النشاط العام :
وهو ملخص للنشاطات بشكل عام تدون فيه تقارير مختصرة عن النشاطات ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة . هذه بعض السجلات التي تحتاجها الفرقة ، حتى تتمكن من تنظيم عملها وتوثيقه .
هذا تصور عام عن السجلات الكشفية إلا ان هناك سلبيات كثيرة من جراء كثرة السجلات الكشفية فجاء الاتجاه للاختصار منها والتقليل من عددها فوجد سجل شامل للفرقة الكشفية يشمل كل الأنشطة التي تمارسها الفرقة وكافة المعلومات للفرقة .
